统一信息系统将大行其道

　　谈到把电子邮件、传真、语音邮件，甚至即时信息和短消息服务(SMS)等都整合起来建立一个存储库，企业都会赞成，但是要从头开始建立统一的信息传递系统，不光成本高昂，而且十分复杂。然而，随着会议初始化协议(Session Initiation Protocol，SIP)的出台，这种情况已经开始发生变化。对于那些需要保持实时连接状态的公司来说，建立一个统一的信息系统将会是物有所值。这个系统，将存储和转发邮件系统(Store-and-Forward E-mail)等异步应用程序(Asynchronous Applications)与结合了统一通信系统的实时应用系统有效地融合在了一起。

　　统一通信方式在未来将会大行其道。在一条信息被输入到一个存储和转发语音信箱或电子邮件系统之前，这项实时技术能先行对它进行处理。互动智能公司(Interactive Intelligence)、西门子通信公司(Siemens Communications)以及3Com公司等很多软件供应商都开发了统一信息传递技术，为用户提供统一通信服务。例如，他们都能提供一种称之为“找到我，跟随我”(Find me，Follow me ，FMFM)的程序，当用户的电话没有应答时，电话首先会被转到用户设计好的按优先度排列的联系列表中，而不是立即转到语音信箱。这一程序还具有很多其他功能，例如即时信息、短信息服务和存在(或状态)管理等。SIP协议允许语音、视频和数据通过公用信号和网际协议(IP)进行传输。同时，利用SIP协议，企业可以将更多的协同工具整合进来，其中包括网络会议工具(Web Conferencing)和微软公司(Microsoft)的Live Communication Server等。

　　但是，目前部署统一信息传递技术的公司数量仍然非常少。对那些不愿采用这项技术的公司，我们给出了一些建议。对企业来说，部署一个实时通信系统非常有必要，它能够使用户与企业的连接保持畅通状态。它既可以回应紧急需求，而且还能够将那些并非亟待解决的问题，存到信息储存处，以供慢慢解决。

　　《InformationWeek》的姊妹刊物——《网络计算》(Network Computing)最近对一些统一信息应用程序进行了测试。测试结果表明，认为这些技术大都价格昂贵而且太过复杂的看法是错误的。西门子通信公司提供的测试费用，起价是每位用户每年80美元。如果一家公司，因为其销售队伍采用了多种信息传递(Multimessaging)方式而造成了高昂的通信费用，或者公司的高层否决了采用统一信息技术的建议，那么他们就该重新审视自己的通信策略了。实际上，统一信息技术并不是什么新的技术，而是将你拥有的资源进行了重新整合。从成本角度来说，SIP电话设备价格正在下降，而且系统还能够整合和利用网络资源。

　　等公司招募到新一代知识工人的时候，你就会措手不及。电子邮件对他们来说就像是上个时代的遗物。他们会使用移动电话、即时通讯、短信息服务或者其他的文本信息方式。谁知道接下来他们还会有哪些花样呢?

　　你的竞争对手在使用它

　　《网络计算》的市场调查描绘了一幅有关统一信息应用的有趣画面。在686位受访者当中，仅有17%的公司使用统一信息技术。但是，在拥有超过5,000名员工的企业中，每个企业都表示他们的公司已经实现了信息统一。这是因为大公司更加需要各种形式的信息，并且充分认识到信息统一能有效提升员工的工作效率?还是因为只有大公司才能买得起这样一个价钱不菲的系统?

　　这两个原因都有可能。调查发现，想拥有一个单点的信息接受方式，是企业统一信息的最主要出发点。至于系统的费用问题，并不是只有大公司才能承担得起。其实，即使那些从技术进步中获益巨大的公司，也不具备那么多的资源，一下子就能实现整个信息资源的统一。许多销售商建议你先从小的方面开始。比方说，先是语音邮件，然后加上电子邮件、传真，以及一些专门的统一通信方式。此外，随着公开的标准不断地向专有系统渗透，实现统一信息的费用也在不断降低。同时，标准还会促使其与其他企业系统的不断整合，例如一些公共目录系统和电子邮件信息存储系统等。前者包括微软公司的Active Directory和SunOne公司的iPlanet服务器在内，后者则包括了Lotus Domino平台和微软公司的 Microsoft Exchange。

　　并非万能药方

　　统一信息技术并不是对所有的用户都适用。在一家公司中，如果所有的员工都毫无例外地采用了同一种媒介进行交流，那么无论他们采取的交流方式是电话、电子邮件，还是面对面地进行，采用统一信息技术都不会为他们的企业带来太多的收益。不过尽管如此，仍有30%未实现信息统一的被调查者表示，他们将在接下来的一年半中，对这项技术进行研究。

　　虽然统一信息技术可以将各种格式的信息，转化成为一种格式，使用者只要通过电子邮件、网络浏览器或者电话接口，就能对之进行管理。但是这种转化并不是很精确。在语音识别软件对语音邮件进行转化的过程中，以及传真向文档格式转化的过程中，都存在着这样或那样的缺陷。

　　现在，统一信息系统的语音邮件服务，与专用分组交换机(PBX)或者局端转换技术结合在一起，从而在收到语音信息时，能够记录并存储他们，以供过后重放。这种系统一般是按照端口的数量计价，统计同时接收的信息数量或者记录条数有多少。对于PBX来说，这样做的目的，是为了把接收的语音邮件和存储的信息，一起转交到统一信息系统中去。

　　被转移到统一信息语音邮件系统的语音信息，可以作为语音邮件，直接从统一信息平台进行访问。在那里，他们被复制到微软邮件应用系统(Microsoft Exchange)或Lotus Domino等邮件系统中，这些系统都支持互联网消息访问协议版本4(IMAP4)。统一信息系统把语音邮件转换成为数字.wav格式的声音文件，然后把它发送到你的信息存储器中。提供双重信息存储的系统，也会使上述邮件系统同步提供一些备份信息，以免服务器宕机时出现信息丢失情况。但值得注意的是，信息在电子邮件服务器和存有语音邮件的统一信息存储库之间，并不是同步进行的。换句话说，访问一个作为备份的系统，可能会显示该语音信息已经早被电子邮件存储器删除了，这主要取决于使用者的配置，是否需要删除来自服务平台的旧语音邮件。

　　节省时间

　　由于传送到信息存储器的语音邮件包括一个附件，因此用户可以打开附件，用系统默认的媒体播放器来查看信息。他们还可以从电话界面查听语音邮件、电子邮件和重要传真信息的标题。同时，利用互动智能公司的Communité工具，用户甚至可以在同别人交流时，听到

　　日历提示，这样就节省了不少时间。

　　而传真服务器，既可以是基于统一信息平台的综合性服务或模块，也可以是第三方的传真服务器，比如业务流程自动化供应商Captaris公司的RightFax系统和Omtool有限公司的Genifax系统等，他们能获得现有软件的支持。当你的服务器把传真信息传送到电子邮件存储器时，你要保证统一信息平台运作正常。用户可以通过电子邮件读取，或者在电话里听取传真的大体内容，主要是显示在传真首页的标题等。这些信息至少应该包括发送人的号码，还有发送人的姓名、接收者的姓名和号码，以及传真本身包含的信息等。

　　统一信息平台还包括文本转语音的工具，把电子邮件和重要信息转换成语音邮件和传真信息。在大多数情况下，这些工具还包括了微软公司和ScanSoft公司的第三方软件。语音识别和文本转语音工具的改进，已经对信息统一带来了不少的好处。通过技术改进，这些工具变得更加有效，现在语音识别的速度比以前足足快了2~3倍。目前语音转文本的软件还不够成熟。当这一技术成熟起来，统一信息将变得更加有效——对于绝大多数的用户来说，阅读一封电子邮件的速度远远要比从电话里听取回放的信息快得多。

[1] [2] 下一页